Waar word jij iedere dinsdag om 09.07 uur chagrijnig van?
Niet in het algemeen. We zoeken dat ene precieze moment.
Het moment waarop je dezelfde gegevens opnieuw invoert. Vijf bestanden bij elkaar zoekt. Iemand belt om te vragen welke versie klopt. Of veertig regels verschuift omdat één planning veranderde.
Grote software-ideeën beginnen zelden met: “Wij hebben behoefte aan een schaalbaar digitaal ecosysteem.”
Ze beginnen vaker met: “Waarom moet ik dit verdomme iedere week opnieuw doen?”
Vraag niet wat iemand wil laten bouwen
“Welke software hebben jullie nodig?” lijkt een logische eerste vraag. Toch stuurt hij het gesprek meteen richting een oplossing.
Bij Byte Me beginnen we liever ergens anders:
Waar loopt het werk vast? Wanneer gebeurt dat? Wie merkt het? Wat doet die persoon vervolgens om tóch verder te kunnen?
Een concreet irritatiemoment bevat meestal meer bruikbare informatie dan een wensenlijst van drie pagina’s.
Chagrijn is geen businesscase. Het is wel een uitstekend rooksignaal.
Niet iedere irritatie verdient software
Sommige handelingen zijn vervelend en blijven dat. Een formulier dat één keer per jaar vijf minuten kost, hoeft waarschijnlijk geen maatwerkoplossing.
Daarom kijken we naar vier dingen:
Hoe vaak gebeurt het?
Dagelijks overtypen telt sneller op dan een jaarlijkse correctie.
Hoeveel mensen doen het?
Vijf minuten voor één medewerker is iets anders dan vijf minuten voor zestig medewerkers.
Wat gaat er mis?
Handwerk dat alleen saai is heeft een andere waarde dan handwerk dat leidt tot verkeerde facturen, gemiste orders of boze klanten.
Waar houdt het groei tegen?
Een proces kan vandaag nog draaglijk zijn en bij twee keer zoveel klanten volledig vastlopen.
Je zou het speels kunnen samenvatten als:
irritatie × herhaling × aantal mensen × foutkans = automatiseringskans
Geen wetenschappelijke formule. Wel een bruikbare manier om het gesprek scherp te krijgen.
Een concrete vervolgstap vind je in onze vijf stappen voor bedrijfsprocessen automatiseren.
Laat dat lelijke Excelbestand maar zien
Het interessantste procesdocument is vaak niet het document met het bedrijfslogo erop.
Het is dat Excelbestand met negentien tabbladen, vier kleuren geel en een kolom die alleen Petra begrijpt. Het bestand waar iedereen over klaagt, maar waar niemand aan durft te komen.
Wij zien daar niet automatisch rommel in. We zien bedrijfskennis.
De kleuren markeren uitzonderingen. De formules bevatten beslisregels. De opmerkingen vertellen wat het officiële systeem niet weet.
Dat betekent niet dat we het spreadsheet één op één moeten nabouwen. Het betekent dat we eerst moeten begrijpen waarom het bestaat.
Vier mogelijke uitkomsten
Een terugkerende irritatie hoeft niet altijd te eindigen in nieuwe maatwerksoftware.
1. Stop ermee
Sommige handelingen bestaan alleen omdat niemand ooit heeft gevraagd of ze nog nodig zijn.
2. Spreek het proces beter af
Als twee afdelingen verschillende definities gebruiken, lost software die discussie niet vanzelf op.
3. Leg een koppeling
Wanneer dezelfde informatie tussen bestaande systemen wordt overgetypt, is een gerichte koppeling vaak voldoende.
4. Bouw maatwerk
Als het proces onderscheidend is, veel uitzonderingen kent of niet in standaardsoftware past, kan een eigen oplossing logisch worden.
Het is voor ons geen teleurstelling als de uitkomst géén maatwerk is. De beste oplossing is niet automatisch de grootste opdracht.
De chagrijn-check
Kies één terugkerend irritatiemoment en beantwoord deze vragen:
- Op welk exact moment gebeurt het?
- Wie is ermee bezig?
- Hoe vaak komt het terug?
- Hoeveel tijd kost het werkelijk?
- Welke fouten ontstaan erdoor?
- Welke systemen, bestanden en mensen zijn betrokken?
- Wat gebeurt er als degene met alle kennis afwezig is?
- Moet dit proces überhaupt blijven bestaan?
Na deze vragen is het probleem vaak al een stuk kleiner. En daardoor beter oplosbaar.
Verandering begint zelden met een groot idee
Bedrijven hoeven niet eerst een digitale strategie van honderd pagina’s te schrijven om slimmer te werken.
Begin bij dinsdag, 09.07 uur.
Bij het bestand dat niet opent. De planning die opnieuw moet. De order die voor de derde keer wordt ingevoerd. Misschien geen baanbrekende innovatie, maar wel drie uur per week, minder fouten en een team dat op dinsdagochtend iets minder chagrijnig is.
Een prima plek om te beginnen.