Portfolio

TopTaal helpt dagelijks duizenden mensen door heel Nederland met het leren van de Nederlandse taal. Achter die lessen schuilt een complexe organisatie waarin cursisten, gemeenten, werkgevers en medewerkers continu met elkaar samenwerken.

Om die processen toekomstbestendig te maken, ontwikkelden we een volledig nieuw platform waarin alle betrokken partijen samenkomen. Eén centrale oplossing met drie omgevingen, ieder afgestemd op een eigen rol, maar volledig met elkaar verbonden.

Na vijftien jaar werken met hetzelfde systeem had TopTaal een grote hoeveelheid data opgebouwd. De overstap naar een nieuwe applicatie vroeg daarom om meer dan het overzetten van gegevens. We moesten bepalen welke informatie mee moest, wat achterbleef en hoe de bestaande data aansloot op de nieuwe inrichting.

De nieuwe applicatie gebruikt een ander type database, met een andere structuur voor processen en gegevens. Voor de migratie schreven we scripts die de bestaande data vrijwel volledig automatisch selecteerden, omzetten en overbrachten. Ook voor uitzonderingen en afwijkende gegevens ontwikkelden we specifieke scripts, zodat deze op de juiste manier in de nieuwe structuur terechtkwamen.

Zo maakten we vijftien jaar aan relevante informatie bruikbaar in de nieuwe applicatie. Deze aanpak bespaarde veel handmatig werk en maakte de complexe migratie beheersbaar en herhaalbaar.

Het platform bestaat uit drie volledig verschillende omgevingen.

Medewerkers van TopTaal beheren onder andere cursisten, medewerkers, organisaties, lesgroepen, roosters, locaties, contracten, toetsen, facturatie en rapportages vanuit één centrale omgeving.

Organisaties, zoals gemeenten en werkgevers, krijgen inzicht in de voortgang van hun eigen cursisten, ontvangen rapportages en communiceren rechtstreeks met TopTaal.

Cursisten beschikken over een persoonlijke omgeving waarin zij hun rooster bekijken, hun voortgang volgen, documenten digitaal ondertekenen en eenvoudig contact opnemen met hun docent.

Hoewel iedere omgeving een eigen doel heeft, werken ze allemaal met dezelfde gegevens. Een wijziging hoeft daardoor maar op één plek te worden gedaan en is direct zichtbaar voor de juiste gebruikers.

Het plannen van lessen is een complexe puzzel waarin beschikbaarheid, locaties, reistijden en bevoegdheden samenkomen. Voor TopTaal ontwikkelden we een AI-gestuurde planningsmodule die deze puzzel volledig automatisch oplost. Het systeem maakt onderscheid tussen harde voorwaarden en zachte voorkeuren.

Harde voorwaarden bepalen wat mogelijk is: een docent moet beschikbaar zijn en bevoegd zijn om de betreffende doelgroep te begeleiden. Zachte voorkeuren bepalen vervolgens welke indeling het beste past, bijvoorbeeld door reistijden te beperken. Binnen deze grenzen zoekt het systeem automatisch naar de beste combinatie.

Doordat de planning volledig automatisch wordt samengesteld, bespaart TopTaal veel tijd. Medewerkers hoeven niet langer zelf alle beschikbaarheden, voorwaarden en voorkeuren naast elkaar te leggen. Zo houden zij meer tijd over voor de organisatie en begeleiding van het onderwijs.

TopTaal verwerkt dagelijks gevoelige persoonsgegevens, waaronder BSN's van inburgeraars. Als ISO 27001-gecertificeerde organisatie stelt TopTaal hoge eisen aan haar softwarepartner. Wij zijn eveneens ISO 27001-gecertificeerd en ontwikkelden het platform met informatiebeveiliging als vast uitgangspunt.

Daarvoor bouwen we een maatwerk rollen- en rechtenmodel. Per functie en platformonderdeel is vastgelegd welke gegevens gebruikers mogen bekijken, toevoegen, wijzigen of verwijderen. Aanvullende toegangsregels bepalen welke cursisten, organisaties, documenten en gevoelige velden zichtbaar zijn. Zo kan een docent bijvoorbeeld presentie en toetsresultaten bijwerken, terwijl BSN's afgeschermd blijven. Gemeenten krijgen uitsluitend toegang tot hun eigen cursisten.

Deze gelaagde autorisatiestructuur sluit aan op de uiteenlopende verantwoordelijkheden binnen TopTaal en haar samenwerkingen. Zo ondersteunen we complexe werkprocessen, terwijl iedere gebruiker beschikt over de informatie en mogelijkheden die bij zijn of haar rol passen.

TopTaal blijft zich ontwikkelen, en het platform groeit daarin mee. Daarom kozen we voor een schaalbare architectuur waarin nieuwe functionaliteiten eenvoudig kunnen worden toegevoegd zonder bestaande processen te verstoren.

Het resultaat is een modern platform dat dagelijks door verschillende doelgroepen wordt gebruikt, complexe processen samenbrengt en de organisatie ondersteunt in haar groei.

Niet alleen een nieuw systeem, maar een fundament voor de toekomst.